Quittung schreiben: was drauf muss

Eine Quittung bestätigt, dass du Geld erhalten hast. Mehr nicht: Sie ist das „schriftliche Empfangsbekenntnis“ aus § 368 BGB, und der Kunde hat Anspruch darauf, sobald er zahlt. Eine Rechnung ist das Gegenstück, sie fordert das Geld erst.

Beides kann auf einem Blatt stehen, aber nur, wenn die Quittung auch die Angaben einer Rechnung trägt: bis 250 Euro vier, darüber zehn. Ein Quittungsblock aus dem Schreibwarenladen schafft die vier, die zehn nie.

Die drei Belege, die im Alltag verwechselt werden:

• Quittung: belegt die Zahlung (§ 368 BGB). Pflicht auf Verlangen, Unterschrift des Empfängers, Vorsteuer nur mit den Angaben einer Rechnung.
• Rechnung: fordert die Zahlung (§ 14 UStG). Pflicht zwischen Unternehmen binnen sechs Monaten, keine Unterschrift, Vorsteuer ja.
• Kassenbon: belegt den Vorgang der Kasse (§ 146a AO). Pflicht bei jedem Verkauf über eine elektronische Kasse, keine Unterschrift, Vorsteuer bis 250 Euro.

Was muss auf einer Quittung stehen?

Das Gesetz schreibt keine Felder vor, nur die Form: schriftlich (§ 368 BGB), also mit eigenhändiger Unterschrift (§ 126 BGB). Der Quittungsblock hat sich trotzdem aus gutem Grund auf sechs Felder eingependelt:

1. Betrag in Ziffern, mit Währung.
2. Betrag in Worten. Kein Relikt: Eine Ziffer lässt sich mit einem Strich ändern, „einhundertachtundsiebzig“ nicht.
3. Von wem. Der Name des Zahlenden.
4. Wofür. Art und Umfang der Leistung, so konkret, dass ein Dritter sie erkennt. „Für Dienstleistung“ ist keine Angabe, „Wartung Heizung, 2 Stunden“ schon. An diesem Feld hängt später, ob die Quittung als Beleg fürs Finanzamt taugt.
5. Ort und Datum. Der Tag der Zahlung.
6. Unterschrift, und zwar von der Person, die das Geld bekommen hat. Nicht vom Zahlenden. Die Quittung ist das Bekenntnis des Empfängers, und der häufigste Fehler auf ausgefüllten Quittungen ist die Unterschrift an der falschen Stelle.

Wer als Unternehmer quittiert, ergänzt drei Angaben, und aus der Quittung wird eine Kleinbetragsrechnung: den eigenen Namen mit Anschrift, den Steuersatz (oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung, bei Kleinunternehmern „nach § 19 UStG“) und, wenn der Block die Felder hat, netto und Steuer. Das sind die vier Angaben aus § 33 UStDV.

So sieht eine richtig ausgefüllte Quittung aus, für 178,50 Euro brutto bei 19 Prozent:

Die Nummer des Blocks darf leer bleiben: Eine Rechnungsnummer verlangt § 33 UStDV nicht. Wer einen Block mit Durchschlag benutzt, behält den Durchschlag, dazu unten mehr.

Ist eine Quittung auch eine Rechnung?

Von sich aus nicht. Eine Quittung sagt „bezahlt“, eine Rechnung sagt „zu zahlen“, und das Steuerrecht knüpft den Vorsteuerabzug an die Rechnung, nicht an den Zahlungsnachweis. Ob deine Quittung beides ist, entscheidet der Betrag.

Bis 250 Euro brutto genügen die vier Angaben aus § 33 UStDV, die eine sauber ausgefüllte Quittung ohnehin trägt. Dann ist sie Rechnung und Quittung in einem, und der Kunde zieht daraus die Vorsteuer. Die Einzelheiten stehen in Kleinbetragsrechnung: 250 Euro, 4 Angaben.

Über 250 Euro braucht der Kunde alle zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, darunter seinen eigenen Namen, deine Steuernummer, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Leistungszeitpunkt. Kein Quittungsblock hat diese Felder. Wer einem Geschäftskunden 600 Euro bar abnimmt und ihm dafür eine Quittung reicht, hat ihm nichts gegeben, womit er Vorsteuer ziehen könnte.

Der Ausweg ist einfach: Rechnung schreiben, Zahlung darauf vermerken. „Betrag in bar erhalten am 4. September 2026“, Unterschrift darunter, und das Blatt ist Rechnung und Quittung zugleich. Der Vermerk erfüllt § 368 BGB, weil er schriftlich ist und vom Empfänger stammt. Welche zehn Angaben es sind, steht in Pflichtangaben nach § 14 UStG, und der Pflichtangaben-Prüfer geht sie an einer fertigen Rechnung durch.

Was ist der Unterschied zwischen Kassenbon und Quittung?

Der Kassenbon ist ein Beleg der Kasse, die Quittung ein Bekenntnis einer Person. Wer eine elektronische Kasse benutzt, muss seit 2020 zu jedem Verkauf einen Bon ausgeben (§ 146a Abs. 2 AO, Belegausgabepflicht), ob der Kunde ihn will oder nicht. Was darauf stehen muss, regelt § 6 KassenSichV: Name und Anschrift, Datum mit Uhrzeit von Beginn und Ende des Vorgangs, Menge und Art, Transaktionsnummer, Betrag und Steuersatz, Seriennummer der Kasse, Signaturzähler und Prüfwert. Der Bon ist damit fälschungssicherer als jede Quittung, aber niemand unterschreibt ihn.

Für den Kunden ist der Bon in aller Regel genug: Er trägt die vier Angaben der Kleinbetragsrechnung, und bis 250 Euro reicht das für die Vorsteuer. Eine Quittung nach § 368 BGB kann er zusätzlich verlangen; das kommt praktisch nur vor, wenn er den Bon verloren hat oder eine Unterschrift braucht.

Umgekehrt gilt: Wer keine Kasse hat, hat keine Belegausgabepflicht. Der Handwerker, der beim Kunden bar kassiert, muss keinen Bon drucken. Er schreibt die Quittung von Hand, mit den vier Angaben, oder die Rechnung mit Zahlungsvermerk.

Der Bon aufs Handy ist erlaubt: Die Finanzverwaltung lässt im Anwendungserlass zu § 146a AO zu, dass der Beleg elektronisch bereitgestellt wird, wenn der Kunde einverstanden ist. Ein Foto der Papierquittung ist dagegen nur eine Kopie; das Original bleibt der unterschriebene Zettel.

Wie stelle ich als Privatperson eine Quittung aus?

Genauso, nur ohne Steuer. Wer privat ein Sofa, ein Fahrrad oder ein Auto verkauft, schreibt eine formlose Quittung mit Betrag, Gegenstand, Datum und Unterschrift. Für den Käufer ist sie der Nachweis, dass er gezahlt hat und woher die Sache stammt.

Die eine Regel, die zählt: keine Umsatzsteuer ausweisen. Wer als Privatperson „inkl. 19 % MwSt.“ auf den Zettel schreibt, schuldet den Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt, obwohl er kein Unternehmer ist. Es genügt der Gesamtbetrag. Was beim Verkauf an Privatleute sonst gilt, steht in Als Privatperson eine Rechnung schreiben.

Und die Spiegelseite, die Quittung über eine Auszahlung: Wenn du jemandem Bargeld gibst, die Kaution zurück an den Mieter, ein Vorschuss an den Mitarbeiter, dann unterschreibt der Empfänger. Immer die Person, bei der das Geld ankommt.

Muss ich eine Quittung ausstellen?

Ja, wenn der Kunde sie verlangt. § 368 BGB gibt ihm den Anspruch „gegen Empfang der Leistung“, also Zug um Zug: Er zahlt, du quittierst. Wer die Quittung verweigert, gibt dem Kunden das Recht, die Zahlung so lange zurückzuhalten (§ 273 BGB). Drei Sätze aus dem Gesetz, die man kennen sollte:

• Die Kosten trägt der Zahlende (§ 369 BGB). Ein Anspruch auf Papier und Porto, den in der Praxis niemand geltend macht, der aber erklärt, warum eine Quittung per Post nicht auf deine Kosten geht.
• Der Kunde darf eine bestimmte Form verlangen, wenn er ein rechtliches Interesse daran hat (§ 368 Satz 2 BGB), etwa eine Quittung auf dem Original der Rechnung statt auf einem losen Zettel.
• Wer eine Quittung überbringt, gilt als berechtigt, das Geld zu empfangen (§ 370 BGB). Deshalb gibst du eine unterschriebene Quittung nie aus der Hand, bevor das Geld da ist. Ein Mitarbeiter mit deiner Quittung in der Tasche darf kassieren, und die Zahlung an ihn befreit den Kunden.

Bei Überweisung braucht es keine Quittung: Der Kontoauszug beweist die Zahlung, und die Bank ist ein besserer Zeuge als jeder Zettel. Quittungen sind ein Thema des Bargelds.

Wie lange muss ich Quittungen aufbewahren?

Als Unternehmer acht Jahre: Quittungen sind Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO), und für die gilt seit 2025 die Frist von acht statt zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft beide Richtungen, die Quittungen, die du bekommst, und die Durchschläge derer, die du ausstellst. Der Durchschlag ist kein Komfort, sondern dein Beleg für die Bareinnahme; ohne ihn fehlt in der Kasse der Nachweis. Wie ein Archiv aussieht, das eine Betriebsprüfung übersteht, steht in E-Rechnung aufbewahren: 8 Jahre.

Als Privatperson hast du keine Aufbewahrungspflicht, mit einer Ausnahme: Rechnungen und Zahlungsbelege für Handwerkerleistungen am Haus oder Grundstück musst du zwei Jahre aufheben (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Der Handwerker muss dich auf der Rechnung darauf hinweisen.

Und ein Punkt, der bei Barzahlung im Privathaushalt regelmäßig Geld kostet: Der Steuerbonus für Handwerkerleistungen nach § 35a EStG, 20 Prozent der Arbeitskosten bis 1.200 Euro im Jahr, setzt voraus, dass die Rechnung überwiesen wurde (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG). Wer bar zahlt und eine Quittung bekommt, hat einen Zahlungsnachweis und keinen Bonus. Das Finanzamt erkennt die Quittung hier ausdrücklich nicht an.

Wie heißt die Quittung auf Englisch?

Receipt. Der Kassenbon ist ein „till receipt“ oder, in den USA, ein „sales receipt“; die Rechnung ist die „invoice“, und wer „bill“ sagt, meint im Restaurant die Rechnung und im Geschäftsverkehr eher eine Aufstellung. Eine Empfangsbestätigung für Ware statt Geld heißt „acknowledgement of receipt“.

Die englische Quittung in einem Satz:

Received from Berger Immobilien the sum of EUR 178.50 (one hundred seventy-eight euros and fifty cents) for maintenance of a gas heating system, 2 hours, on 4 September 2026. Kiel, 4 September 2026. Signature.

Punkt statt Komma vor den Cent, das Datum ohne Punkt hinter der Zahl, und „received from“ statt „von“: Mehr Übersetzung braucht es nicht.

Was ändert die E-Rechnung ab 2027 an der Quittung?

Für die Quittung selbst nichts, für das, was daneben liegen muss, viel.

Bis 250 Euro bleibt die Quittung mit den vier Angaben auch nach 2027 eine gültige Rechnung, auf Papier. § 33 UStDV sagt es wörtlich: Eine Kleinbetragsrechnung kann immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. Der Quittungsblock überlebt die E-Rechnungspflicht.

Über 250 Euro an einen Geschäftskunden wird ab 2027 (Betriebe über 800.000 Euro Umsatz) beziehungsweise 2028 (alle) eine E-Rechnung fällig, XRechnung oder ZUGFeRD. Die handgeschriebene Quittung ist dann nur noch der Zahlungsnachweis; die Rechnung muss als Datensatz nachgereicht werden, auch wenn der Kunde längst bar gezahlt hat. Wer heute noch mit dem Block abrechnet, hat also zwei Jahre, um die Rechnung vom Zettel zu trennen. Die Treppe steht in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

An Privatkunden gibt es nie eine E-Rechnungspflicht, egal in welcher Höhe, siehe Rechnung an Privatpersonen.

Häufige Fragen

Reicht ein Blatt Papier, oder brauche ich einen Quittungsblock? Ein Blatt reicht. Die Form ist frei, solange Betrag, Zweck, Datum und Unterschrift des Empfängers draufstehen. Der Block bringt zwei Dinge mit, die man sonst vergisst: den Durchschlag für die eigene Buchhaltung und eine laufende Nummer, die die Vollständigkeit der Bareinnahmen belegt.

Was tun, wenn der Kunde seine Quittung verloren hat? Eine Zweitschrift ausstellen und sie als solche kennzeichnen: „Zweitschrift der Quittung vom 4. September 2026“. Keine zweite Originalquittung, sonst existieren zwei Belege über eine Zahlung, und § 370 BGB macht jeden Überbringer zum Empfangsberechtigten.

Darf ich eine Quittung nachträglich ausstellen? Ja, mit dem heutigen Datum und dem Zahlungstag im Text: „für die am 4. September 2026 bar erhaltene Zahlung“. Rückdatieren ist keine Nachlässigkeit, sondern eine falsche Urkunde.

Zählt eine Quittung als Betriebsausgabe? Als Ausgabe ja, für die Vorsteuer nur mit den Angaben aus § 33 UStDV oder § 14 UStG. Fehlt der Aussteller ganz, hilft in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg, der die Ausgabe rettet, die Vorsteuer aber nie.

Was ist eine Spendenquittung? Ein anderes Dokument mit einem irreführenden Alltagsnamen: die Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster (§ 50 EStDV), die nur gemeinnützige Empfänger ausstellen dürfen. Bis 300 Euro genügt der Buchungsbeleg der Bank, wenn Verwendungszweck und Steuerbefreiung des Empfängers auf dem Beleg stehen (§ 50 Abs. 4 EStDV).

Muss ich die Umsatzsteuer auf der Quittung getrennt ausweisen? Bis 250 Euro nicht. § 33 UStDV erlaubt Entgelt und Steuer in einer Summe, verlangt aber den Steuersatz. Über 250 Euro ja, dann ist es aber ohnehin eine Rechnung mit allen zehn Angaben, siehe Umsatzsteuersatz.

Kurz zusammengefasst

• Quittung heißt „erhalten“, Rechnung heißt „zu zahlen“. Der Kunde hat Anspruch auf die Quittung (§ 368 BGB), der Zahlende trägt die Kosten (§ 369 BGB).
• Sechs Felder: Betrag in Ziffern und Worten, von wem, wofür, Ort und Datum, Unterschrift des Empfängers.
• Bis 250 Euro ist sie mit Name, Anschrift und Steuersatz zugleich eine Kleinbetragsrechnung, auch nach 2027.
• Über 250 Euro taugt kein Quittungsblock als Rechnung: Rechnung schreiben, Zahlung darauf vermerken.
• Der Kassenbon ist Pflicht bei jeder Kasse (§ 146a AO), die Quittung nur auf Verlangen.
• Privat: keine Umsatzsteuer auf den Zettel. Barzahlung beim Handwerker kostet den Steuerbonus nach § 35a EStG.
• Acht Jahre aufbewahren, Durchschlag eingeschlossen.

Hinweis in eigener Sache: Rechnungslotse ist unser eigenes Produkt. Er schreibt die Rechnung mit allen Pflichtangaben und setzt einen GiroCode darauf; wenn der Kunde überweist, wird der Eingang mit dem Kontoauszug abgeglichen. Bei Barzahlung trägst du den Eingang von Hand ein. Die Quittung auf dem Zettel schreibt er nicht; die Rechnung, die auch als Quittung taugt, schon.