Rechnung an Privatpersonen

Bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück: dann binnen sechs Monaten, ohne dass jemand danach fragen muss. Das trifft Maler, Dachdecker, Gärtner, Installateure, Architekten und Reinigungsbetriebe.

In allen anderen Fällen gibt es keine Pflicht gegenüber Privatpersonen. Üblich ist eine Rechnung trotzdem, weil sie den Vertrag belegt und weil der Kunde sie für § 35a EStG braucht.

• Dazu kommt bei Grundstücksleistungen der Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG).
• Weg fällt nichts. Auch eine Privatperson bekommt Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungsdatum und getrennten Steuerausweis.
• Sinnvoll, aber keine Pflicht: der Lohnanteil getrennt ausgewiesen. Ohne ihn verliert der Kunde bis zu 1.200 Euro Steuerermäßigung nach § 35a EStG, und du bekommst den Anruf.

Der Normalfall im Handwerk: ein Teil Firmen, ein Teil Privatkunden. Für den Firmenteil gilt die Treppe bis 2028, für den Privatteil nichts Neues.

Zwei getrennte Wege wären der Fehler. Ein Programm, das immer ZUGFeRD erzeugt, bedient beide: Der Privatkunde sieht ein normales PDF, der Firmenkunde liest die eingebetteten Daten.

Die Kundenart gehört in die Stammdaten. Ab 2027 entscheidet sie darüber, welches Format zulässig ist – wer im Kundenstamm nicht weiß, wer Unternehmer ist, kann die Pflicht nicht erfüllen.

Eine E-Rechnung an eine Privatperson ist erlaubt, aber sie braucht die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Die ist formlos: Wer die per E-Mail geschickte Rechnung bezahlt, hat zugestimmt.

Eine reine XML-Datei ist für Privatkunden unbrauchbar – sie können sie nicht lesen. ZUGFeRD löst das: ein PDF, in dem die Daten zusätzlich stecken.

In der XRechnung fehlt der Privatperson die USt-IdNr. Das ist kein Fehler; die Regeln verlangen sie nur, wo die Steuer davon abhängt.

• E-Rechnung an Privatkunden: Pflicht im B2C?
• Rechnung schreiben: die zehn Pflichtangaben

Muss ein Privatkunde eine E-Rechnung annehmen?

Nein. Die Empfangspflicht seit 2025 trifft nur Unternehmer. Ein Privatkunde darf Papier oder ein lesbares PDF verlangen.

Was passiert, wenn der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrung fehlt?

Die Rechnung ist unvollständig, denn der Hinweis ist eine Pflichtangabe. Die Aufbewahrungspflicht trifft den Kunden auch ohne Hinweis; du hast ihn dann nur nicht gewarnt.

• Rechnung im KleingewerbeDieselben zehn Pflichtangaben wie bei jedem Unternehmen – Kleingewerbe ändert daran nichts.
• RechnungsadresseDie Anschrift, an die abgerechnet wird – sie darf von der Lieferanschrift abweichen und muss vollständig sein.
• Aufbewahrungsfrist für RechnungenAcht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse.