Rechnung im Kleingewerbe

Zwei Begriffe, zwei Gesetze, ständig verwechselt. Kleingewerbe heißt: kein kaufmännischer Geschäftsbetrieb nötig, also keine Bilanz, keine Firma im Handelsregister, Einnahmenüberschussrechnung statt doppelter Buchführung.

Kleinunternehmer heißt: eine Wahl im Umsatzsteuerrecht nach § 19 UStG, möglich bis 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer sie trifft, weist keine Umsatzsteuer aus.

Man kann beides sein, eines von beidem oder keines. Ein Kleingewerbe mit 60.000 Euro Umsatz ist umsatzsteuerpflichtig; ein eingetragener Kaufmann mit 20.000 Euro darf Kleinunternehmer sein.

• Alle zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – die Rechtsform des Betriebs ändert daran nichts.
• Statt einer Firma steht der bürgerliche Name: „Max Mustermann, Malerarbeiten“, nicht „Mustermann Malerei“ allein. Ohne Handelsregistereintrag gibt es keine Firma im Rechtssinn.
• Die Steuernummer vom Finanzamt genügt; eine USt-IdNr. braucht es nur bei Geschäften im EU-Ausland.
• Wer zusätzlich Kleinunternehmer ist: kein Steuerausweis, dafür der Hinweis auf § 19 UStG.

Für ein umsatzsteuerpflichtiges Kleingewerbe gilt die Treppe wie für alle: Empfangen seit 2025, Versenden an Firmenkunden ab 2027 bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Die Umsatzgrenze erreicht ein Kleingewerbe praktisch nie, also zählt für die meisten der 1. Januar 2028.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist vom Versenden dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Empfangen können muss auch er.

In der XRechnung steht der Betriebsname in BT-27, der bürgerliche Name also dort, wo bei einer GmbH die Firma stünde. Ein Handelsregistereintrag wäre BT-30 und bleibt leer.

Die deutschen Regeln verlangen mehr als das Papier: BR-DE-5 bis BR-DE-7 fordern Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers. Bei einem Ein-Personen-Betrieb ist das dieselbe Person – eingetragen werden muss sie trotzdem.

Ohne Umsatzsteuer, also als Kleinunternehmer, trägt jede Position die Steuerkategorie E mit dem Satz 0 und einen Befreiungsgrund in BT-120.

• Rechnung schreiben: die zehn Pflichtangaben
• Kleinunternehmer-Grenze nach § 19 UStG prüfen

Muss ich als Kleingewerbe eine Rechnungsnummer vergeben?

Ja, fortlaufend und einmalig wie jeder andere. Die Erleichterung des § 33 UStDV gilt nur für Rechnungen bis 250 Euro brutto, nicht für die Rechtsform.

Brauche ich ein Rechnungsprogramm?

Für Privatkunden reicht ein Textprogramm dauerhaft. Für Firmenkunden wird ab 2028 ein strukturiertes Format verlangt, und das erzeugt kein Textprogramm.

Darf ich als Kleingewerbe Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, wenn du nicht Kleinunternehmer bist – dann musst du sogar. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt und trotzdem Steuer ausweist, schuldet sie nach § 14c Abs. 2 UStG.

• RechnungsnummerFortlaufend und einmalig – die einzige Pflichtangabe, die man selbst erfindet.
• KleinbetragsrechnungBis 250 Euro brutto genügen vier Angaben statt zehn – und die E-Rechnungspflicht gilt hier nicht.
• Rechnung an PrivatpersonenDieselben Pflichtangaben, aber nie eine E-Rechnungspflicht – und bei Grundstücken zwei Sonderregeln.