Rechnungsnummer

Ja. „Fortlaufend“ heißt aufsteigend, nicht lückenlos. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt in Abschnitt 14.5 Abs. 10 klar, dass eine einmalige Lücke den Vorsteuerabzug nicht gefährdet.

Anders sieht es aus, wenn systematisch Nummern fehlen: Das ist ein Anhaltspunkt für nicht erfasste Umsätze und führt in der Prüfung zu Nachfragen. Wer eine Rechnung storniert, sollte deshalb die Nummer stehen lassen und ein Storno dazu erzeugen, statt beides zu löschen.

• RE-2026-0001: Präfix, Jahr, laufende Nummer. Der Zähler beginnt jedes Jahr neu, und man sieht dem Beleg sein Jahr an.
• 2026-0001 ohne Präfix, wenn nur eine Belegart existiert.
• K-2026-0001 für Kundennummernkreise oder AN-2026-0001 für Angebote – getrennte Kreise je Belegart sind erlaubt und sinnvoll.
• Nicht empfehlenswert: Datum plus Kundennummer. Das sieht ordentlich aus, erzeugt aber Doppelvergaben, sobald ein Kunde am selben Tag zwei Rechnungen bekommt.

Üblich sind „RE-Nr.“, „Rg.-Nr.“ oder schlicht „Nr.“. Eine vorgeschriebene Abkürzung gibt es nicht.

§ 31 Abs. 3 UStDV erlaubt Abkürzungen ausdrücklich, solange ihre Bedeutung aus der Rechnung oder anderen Unterlagen eindeutig hervorgeht. Wer „RE“ als Präfix verwendet, sollte es also nicht gleichzeitig für Retouren benutzen.

Getrennte Kreise je Betrieb sind zulässig und meist nötig, weil jeder Betrieb sein eigenes Rechnungsausgangsbuch führt. Wichtig ist, dass sich die Kreise nicht überschneiden – ein eigenes Präfix je Betrieb löst das.

Innerhalb eines Kreises darf keine Nummer zweimal vorkommen, auch nicht über Jahre hinweg. Wer das Jahr in die Nummer aufnimmt, hat das automatisch erledigt.

In der XRechnung steht die Rechnungsnummer in BT-1. Sie ist Pflichtfeld, und die Prüfregel BR-02 lässt keine leere Angabe zu.

Bei einer Stornorechnung kommt BT-25 dazu: die Nummer der ursprünglichen Rechnung. Ohne diesen Bezug ist der Storno für den Empfänger nicht zuzuordnen.

Der Nummernkreis muss serverseitig vergeben werden, nicht im Formular. Sonst vergeben zwei gleichzeitige Vorgänge dieselbe Nummer – ein Fehler, der erst Monate später auffällt.

• Rechnungsnummer: was wirklich Pflicht ist
• Mehrere Betriebe: getrennte Nummernkreise

Darf ich mit einer beliebigen Nummer anfangen?

Ja. Viele starten nicht bei 1, weil eine Rechnung Nummer 1 verrät, dass sie die erste ist. Erlaubt ist jeder Startwert, solange die Folge danach aufsteigt.

Was passiert bei einer doppelten Nummer?

Die zweite Rechnung ist nicht ordnungsmässig, und der Kunde darf daraus keine Vorsteuer ziehen. Korrigiert wird sie mit einem Berichtigungsdokument, das auf beide Belege verweist.

Zählt eine stornierte Rechnung ihre Nummer auf?

Ja, die Nummer bleibt vergeben. Der Storno bekommt eine eigene neue Nummer und verweist auf die alte.

• GutschriftZwei völlig verschiedene Dinge tragen denselben Namen: die Abrechnung durch den Kunden und die Rechnungskorrektur.
• StornorechnungNimmt eine Rechnung vollständig zurück – mit eigener Nummer und Bezug auf das Original.
• KleinbetragsrechnungBis 250 Euro brutto genügen vier Angaben statt zehn – und die E-Rechnungspflicht gilt hier nicht.