Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

• Rechnungen, ein- und ausgehend: acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
• Buchungsbelege, also alles, was einer Buchung zugrunde liegt: acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
• Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte: zehn Jahre.
• Handelsbriefe wie Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine: sechs Jahre.
• Privatpersonen bei Leistungen an einem Grundstück: zwei Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Darauf muss die Rechnung hinweisen.

Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom Februar 2026 darf also ab dem 1. Januar 2035 vernichtet werden.

Sie verlängert sich, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Einspruchsverfahren, wird nichts vernichtet.

Unveränderbar, vollständig, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar – das sind die Anforderungen der GoBD. Ein Ordner mit PDF-Dateien auf dem Schreibtischrechner erfüllt sie nicht, weil Dateien dort geändert und gelöscht werden können.

Bei E-Rechnungen kommt hinzu: Der strukturierte Teil muss unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen (BMF vom 15. Oktober 2025, Randnummer 60). Ein Ausdruck ist kein Archiv, ein aus der XML erzeugtes PDF auch nicht.

Dasselbe Schreiben stellt klar, dass eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein noch kein Verstoß gegen § 14b UStG ist. Das entlastet, ersetzt aber kein Archiv.

Aufzubewahren ist die XML-Datei selbst, nicht ihre Darstellung. Bei ZUGFeRD ist das die PDF-Datei mit eingebettetem XML – beides zusammen, in einer Datei.

Der Validierungsbericht sollte mit abgelegt werden. Das BMF empfiehlt das ausdrücklich (Randnummer 35a): Er belegt, dass die Datei bei Empfang formal in Ordnung war.

Der Rechnungslotse legt jede erzeugte und jede empfangene Datei unveränderbar ab und protokolliert Prüfergebnis und Zeitpunkt dazu.

• E-Rechnung aufbewahren: acht Jahre, im Ursprungsformat
• GoBD-Archiv: unveränderbar ablegen

Darf ich Papierbelege scannen und wegwerfen?

Ja, das ersetzende Scannen ist zulässig, wenn der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt. Ausgenommen sind Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, etwa Jahresabschlüsse mit Unterschrift.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?

Das Finanzamt darf schätzen (§ 162 AO). Bei Rechnungen kommt der Verlust des Vorsteuerabzugs hinzu, und bei systematischen Lücken steht der Vorwurf im Raum, dass Umsätze nicht erfasst wurden.

Gilt die Frist auch für Kleinunternehmer?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer, nicht von der Aufbewahrung. Auch ihre Rechnungen müssen acht Jahre greifbar bleiben.

• EigenbelegDer selbst geschriebene Ersatz für einen fehlenden Beleg – erlaubt, aber nur als Ausnahme.
• Verjährung einer RechnungDrei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.
• VorsteuerabzugDie gezahlte Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen vom eigenen Steuerbetrag abziehen.