Verjährung einer Rechnung

Eine Leistung aus dem März 2026 wird zum 31. Dezember 2026 in die Frist gestellt und verjährt am 31. Dezember 2029 um Mitternacht. Das gilt unabhängig davon, wann die Rechnung geschrieben wurde.

Deshalb ist der 31. Dezember der Stichtag, an dem Betriebe ihre offenen Posten durchsehen. Was am 1. Januar verjährt ist, lässt sich nur noch einfordern, wenn der Schuldner freiwillig zahlt.

• Ein gerichtlicher Mahnbescheid oder eine Klage hemmen die Verjährung (§ 204 BGB) – die Uhr steht still, solange das Verfahren läuft.
• Verhandlungen über die Forderung hemmen ebenfalls, solange sie andauern (§ 203 BGB).
• Ein Anerkenntnis des Schuldners, auch eine Teilzahlung oder eine Ratenbitte, lässt die Frist komplett neu beginnen (§ 212 BGB).
• Eine Mahnung hemmt nichts. Das ist der häufigste Irrtum: Wer dreimal mahnt und dann wartet, verliert die Forderung genauso.

Ja. Ansprüche aus Bauwerken und Werkleistungen daran verjähren nach § 634a BGB in fünf Jahren, titulierte Forderungen aus einem Urteil oder Vollstreckungsbescheid nach § 197 BGB in dreißig Jahren.

Umgekehrt gibt es kürzere Fristen bei Mängelansprüchen: zwei Jahre bei beweglichen Sachen ab Ablieferung (§ 438 BGB). Das betrifft aber die Ansprüche des Kunden, nicht den Zahlungsanspruch.

Die Verjährung hat nichts mit der Aufbewahrungspflicht zu tun, und beide Fristen laufen unterschiedlich lang: Die Forderung ist nach drei Jahren verjährt, die Rechnung muss acht Jahre im Archiv bleiben.

Praktisch heißt das: Eine E-Rechnung, deren Forderung längst verjährt ist, darf nicht gelöscht werden. Wer sein Archiv nach der Verjährung aufräumt, verstößt gegen § 14b UStG.

Die offenen Posten aus dem Archiv zu ziehen ist dagegen sinnvoll: Der Rechnungslotse zeigt im Portal, welche Rechnungen seit wann offen sind, damit der Blick vor dem Jahreswechsel nicht in einem Ordner endet.

• Zahlungserinnerung und Mahnung: Stufen und Fristen
• Offene Posten aus dem Kontoauszug abgleichen

Verjährt eine Rechnung, die nie geschrieben wurde?

Der Anspruch verjährt, ja. Die Frist hängt an der Entstehung der Forderung, nicht an der Rechnung. Wer erst 2029 für eine Leistung aus 2026 abrechnet, fordert eine verjährte Forderung ein.

Was tun, wenn der Kunde die Einrede der Verjährung erhebt?

Dann ist die Forderung nicht durchsetzbar. Sie besteht rechtlich weiter, weshalb eine trotzdem geleistete Zahlung nicht zurückgefordert werden kann – erzwingen lässt sie sich aber nicht mehr.

Hilft eine Rechnungskopie gegen die Verjährung?

Nein. Weder das erneute Zusenden noch eine neue Rechnungsnummer setzen die Frist neu. Nur ein Anerkenntnis des Schuldners oder ein gerichtlicher Schritt wirken.

• MahnungDie Aufforderung zu zahlen, nachdem die Rechnung fällig war – sie setzt den Kunden in Verzug.
• Aufbewahrungsfrist für RechnungenAcht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse.
• ZahlungszielDie Frist, bis zu der gezahlt werden soll – ohne Angabe ist die Rechnung sofort fällig.