Mahnung

Nein. Die „drei Mahnungen“ sind kaufmännische Gewohnheit, kein Gesetz. Eine einzige Mahnung genügt, um Verzug auszulösen, und selbst die ist entbehrlich, wenn ein Zahlungsziel kalendermässig bestimmt war oder die 30-Tage-Frist abgelaufen ist.

Üblich und meist sinnvoll ist trotzdem eine Stufung: eine freundliche Zahlungserinnerung nach wenigen Tagen, eine deutliche Mahnung mit Frist, dann die Ankündigung weiterer Schritte. Wer beim ersten Verzugstag mit dem Anwalt droht, verliert Kunden statt Geld einzutreiben.

• Verzugszinsen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, neun Prozentpunkte zwischen Unternehmen (§ 288 BGB).
• Eine Pauschale von 40 Euro, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Rechtsverfolgungskosten angerechnet.
• Tatsächliche Kosten der Rechtsverfolgung, etwa Anwaltsgebühren – aber erst ab Verzug, die erste Mahnung zählt nicht dazu.
• Mahngebühren sind nur ersatzfähig, soweit sie tatsächlich entstanden sind. Pauschale 5 Euro je Mahnung in den AGB halten der Prüfung selten stand.

Nach drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus dem Januar 2026 verjährt also am 31. Dezember 2029.

Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Dafür braucht es einen Mahnbescheid, eine Klage oder ein Anerkenntnis des Schuldners.

Eine Mahnung ist keine Rechnung und fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht. Sie darf als PDF oder auf Papier gehen, auch nach 2028.

Sinnvoll ist es trotzdem, sie aus demselben System zu schicken: Nur dort ist bekannt, welcher Betrag offen ist, seit wann, und ob eine Teilzahlung einging.

Der Rechnungslotse leitet die Mahnstufen aus dem Zahlungsziel und dem tatsächlichen Zahlungseingang ab und verschickt sie erst, wenn die Rechnung nachweislich beim Kunden war.

• Zahlungserinnerung und Mahnung: Stufen, Fristen, Versand
• Offene Posten aus dem Kontoauszug abgleichen

Ab wann ist eine Rechnung fällig?

Sofort mit Zugang, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 271 BGB). Das übliche Zahlungsziel von 14 oder 30 Tagen ist eine freiwillige Stundung, die auf die Rechnung gehört.

Muss eine Mahnung schriftlich sein?

Formfrei, auch ein Anruf genügt rechtlich. Nachweisen lässt sich nur die schriftliche – deshalb ist sie die Regel.

Wie formuliert man eine Zahlungserinnerung?

Sachlich: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, ursprüngliche Frist, neue Frist mit konkretem Datum. Ein Satz zur möglichen Überschneidung mit einer bereits erfolgten Zahlung nimmt der Sache die Schärfe.

• ZahlungserinnerungDer freundliche Hinweis vor der Mahnung – rechtlich dasselbe, im Ton etwas anderes.
• RechnungsnummerFortlaufend und einmalig – die einzige Pflichtangabe, die man selbst erfindet.
• AbschlagsrechnungTeilrechnung für erbrachte Leistungsteile – die Schlussrechnung rechnet sie später an.