Zahlungserinnerung

Weil die häufigste Ursache einer offenen Rechnung kein Zahlungsunwille ist, sondern eine übersehene Mail. Eine Erinnerung nach fünf Tagen holt einen großen Teil davon herein, ohne die Kundenbeziehung zu belasten.

Die drei Mahnstufen sind kaufmännische Gewohnheit, keine Vorschrift. Nach § 286 Abs. 3 BGB tritt Verzug ohnehin spätestens dreißig Tage nach Zugang der Rechnung ein – gegenüber Verbrauchern nur, wenn darauf in der Rechnung hingewiesen wurde.

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und der offene Betrag – nicht der Gesamtbetrag, wenn schon teilweise gezahlt wurde.
• Das ursprüngliche Zahlungsziel und eine neue Frist mit konkretem Datum.
• Die Bankverbindung noch einmal, damit niemand die alte Rechnung suchen muss.
• Ein Satz zur möglichen Überschneidung: „Sollte die Zahlung inzwischen erfolgt sein, betrachte diese Nachricht als gegenstandslos.“ Er nimmt der Sache die Schärfe und kostet nichts.

Erst ab Verzug. Die erste Mahnung, die den Verzug auslöst, ist selbst nicht ersatzfähig – ihre Kosten trägt der Gläubiger.

Danach: Verzugszinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, neun gegenüber Unternehmen, dazu eine Pauschale von 40 Euro im Geschäftsverkehr (§ 288 Abs. 5 BGB).

Eine Zahlungserinnerung ist keine Rechnung und fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht. Sie darf als PDF oder E-Mail gehen, auch nach 2028.

Sinnvoll ist sie trotzdem aus demselben System: Nur dort ist bekannt, welcher Betrag offen ist, seit wann, ob eine Teilzahlung einging und ob die Rechnung überhaupt zugestellt wurde.

Der Rechnungslotse verschickt sie erst, wenn die Rechnung nachweislich beim Kunden war – eine Erinnerung an eine nie versendete Rechnung ist der peinlichste Fall im Forderungswesen.

• Zahlungserinnerung und Mahnung: Stufen, Fristen, Versand
• Offene Posten aus dem Kontoauszug abgleichen

Ist eine Zahlungserinnerung dasselbe wie eine Mahnung?

Rechtlich ja. Beide setzen den Schuldner in Verzug, sobald sie ihm zugehen. Der Unterschied ist die Wortwahl und damit die Wirkung auf die Kundenbeziehung.

Wie schnell soll die erste Erinnerung raus?

Drei bis sieben Tage nach Fälligkeit. Wer wochenlang wartet, signalisiert, dass es nicht eilt, und rutscht in der Zahlungsreihenfolge des Kunden nach hinten.

• MahnungDie Aufforderung zu zahlen, nachdem die Rechnung fällig war – sie setzt den Kunden in Verzug.
• ZahlungszielDie Frist, bis zu der gezahlt werden soll – ohne Angabe ist die Rechnung sofort fällig.
• Verjährung einer RechnungDrei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.