Abschlagsrechnung

Die Abschlagsrechnung rechnet einen bereits erbrachten Teil ab, die Anzahlungsrechnung fordert Geld vor der Leistung. Steuerlich werden beide gleich behandelt: Die Umsatzsteuer entsteht mit dem Zahlungseingang, nicht mit der Leistung.

Im Bau ist die Abschlagsrechnung der Normalfall, weil § 632a BGB sie an den Leistungsfortschritt knüpft. Im Handel ist die Anzahlung üblicher.

Die vollständige Leistung mit dem Gesamtbetrag, und darunter jeder einzelne Abschlag mit Datum, Nummer und dem darin enthaltenen Steuerbetrag – abgezogen vom Gesamtbetrag.

Das ist der Punkt, an dem es teuer wird: Wer die Abschläge nur netto abzieht oder eine Sammelzeile „abzüglich Abschläge“ schreibt, weist die Steuer doppelt aus und schuldet sie nach § 14c Abs. 1 UStG ein zweites Mal.

Die Alternative ist eine Schlussrechnung, die nur den Restbetrag abrechnet. Dann darf die Gesamtsumme aber nicht mit ausgewiesener Steuer erscheinen.

• Beim Werkvertrag, sobald ein in sich abgeschlossener Teil der Leistung erbracht ist (§ 632a BGB).
• Nach VOB/B § 16 Abs. 1 in möglichst kurzen Abständen, auf Antrag des Auftragnehmers.
• Bei jedem anderen Vertrag nur, wenn es vereinbart wurde. Eine Klausel im Angebot genügt.

Die Abschlagsrechnung trägt in EN 16931 den Typcode 326 („Partial invoice“), die Schlussrechnung wieder 380.

Für die Anrechnung gibt es ein eigenes Feld: BT-113 („Paid amount“) nimmt die Summe der bereits gezahlten Abschläge auf. Damit steht in der Datei, was auf dem Papier oft nur im Text steht.

Wer die Abschläge stattdessen als negative Position einträgt, bekommt zwei Probleme: BR-27 verbietet negative Einzelpreise, und der Empfänger bucht den Abzug als Gutschrift statt als Anrechnung.

• Abschlag und Schlussrechnung als E-Rechnung
• E-Rechnung im Handwerk

Muss ich auf die Abschlagsrechnung Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist. Die Steuer entsteht mit dem Zahlungseingang und muss in der Voranmeldung des Monats angemeldet werden, in dem der Abschlag ankam.

Brauchen Abschlagsrechnungen eigene Nummern?

Ja, jede ist eine eigene Rechnung mit eigener fortlaufender Nummer. Die Schlussrechnung verweist auf sie.

Was, wenn der Kunde einen Abschlag nicht zahlt?

Der Anspruch bleibt bestehen und kann gemahnt werden. Beim Bauvertrag berechtigt anhaltender Verzug nach § 650f BGB zur Sicherheitsleistung oder zur Kündigung.

• MahnungDie Aufforderung zu zahlen, nachdem die Rechnung fällig war – sie setzt den Kunden in Verzug.
• GutschriftZwei völlig verschiedene Dinge tragen denselben Namen: die Abrechnung durch den Kunden und die Rechnungskorrektur.
• SkontoPreisnachlass für schnelle Zahlung, meist 2 oder 3 Prozent innerhalb von 7 bis 14 Tagen.