Anfahrtskosten berechnen und abrechnen

Für Anfahrtskosten gibt es keinen gesetzlichen Satz. Was du je Kilometer oder als Anfahrtspauschale verlangst, kalkulierst du selbst. Durchsetzen kannst du es, wenn es vereinbart war oder der Kunde die Kosten vorher kannte.

Die bekannten Zahlen sind Steuerwerte und keine Preise. 30 Cent je Kilometer ist der Pauschsatz für Dienstfahrten im eigenen Auto. 38 Cent gelten seit 2026 für den Arbeitsweg von Angestellten. Auf der Rechnung ist die Anfahrt eine eigene Position mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Sie trägt denselben Umsatzsteuersatz wie deine Hauptleistung, meist also 19 Prozent.

Wie viel Fahrtkosten pro Kilometer darf ich in Rechnung stellen?

So viel, wie du mit dem Kunden vereinbarst. Zwischen Unternehmen gilt Vertragsfreiheit, eine Obergrenze je Kilometer steht in keinem Gesetz. Fehlt eine Absprache, gilt beim Werkvertrag die übliche Vergütung als vereinbart (§ 632 Abs. 2 BGB). Was üblich ist, entscheidet im Streit ein Gericht und nicht deine Kalkulation.

Gegenüber Privatkunden ist das Gesetz strenger. Von Verbrauchern kannst du „Fracht-, Liefer- oder Versandkosten und sonstige Kosten“ nur verlangen, soweit du vorher darüber informiert hast. So steht es in § 312a Abs. 2 Satz 2 BGB. Für Verträge, die beim Kunden zu Hause oder am Telefon zustande kommen, sagt § 312e BGB dasselbe. Die Anfahrt gehört deshalb ins Angebot oder in die Auftragsbestätigung, und zwar als Bruttobetrag: Wer Verbrauchern Preise nennt, nennt Gesamtpreise (§ 3 PAngV).

Drei Zahlen geistern durch jede Diskussion über Fahrtkosten. Keine davon ist ein Preis:

• 0,30 € je Kilometer: Pauschsatz für Dienstfahrten im Pkw (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG in Verbindung mit § 5 Abs. 2 BRKG).
• 0,20 € je Kilometer: derselbe Pauschsatz für Motorrad und Moped (§ 5 Abs. 1 BRKG).
• 0,38 € je Kilometer: Entfernungspauschale für den Arbeitsweg (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG).

Die 38 Cent gelten seit dem 1. Januar 2026 ab dem ersten Kilometer. Bis Ende 2025 waren es 30 Cent und erst ab dem 21. Kilometer 38 Cent. Alle drei Werte regeln, was das Finanzamt ohne Einzelnachweis anerkennt. Sie begrenzen nicht, was du berechnest.

Was nennen andere Ratgeber?

Auf Googles erster Seite zu „Anfahrtskosten berechnen“ standen am 20. September 2026 sechs Ratgeber, drei Rechner und ein Forum. Vier der Ratgeber nennen Spannen:

Blink staffelt die Anfahrtspauschale nach Zonen, 15 bis 25 Euro bis 10 Kilometer und 30 bis 50 Euro bis 25 Kilometer. Bei Bosch OfficeOn sind die 25 Euro ein Beispiel für einen Umkreis von 25 Kilometern.

Keine der vier Quellen nennt eine Datengrundlage. Es sind Erfahrungswerte, und ihre untere Grenze ist genau der Steuerwert von 30 Cent. Er deckt die Vollkosten eines Transporters nicht. Nur Blink nennt zusätzlich einen Kilometerwert, in dem der Lohn für die Fahrzeit steckt: 1,20 bis 1,60 Euro je gefahrenem Kilometer. Die beiden übrigen Ratgeber rechnen aus den eigenen Kosten, und das ist der richtige Weg.

Wie berechne ich meine Anfahrtskosten?

Aus zwei Teilen: dem Fahrzeug und der Zeit.

Anfahrt = Kilometer × Fahrzeugkosten je km + Fahrzeit × Stundensatz

Die Fahrzeugkosten je Kilometer stehen in deiner Buchhaltung. Nimm alle Kosten des Fahrzeugs im Jahr, also Wertverlust oder Leasing, Kraftstoff, Versicherung, Steuer, Werkstatt und Reifen, und teile sie durch die gefahrenen Kilometer. Wer die Zahl noch nicht hat, findet einen Anhaltswert im Autokostenrechner des ADAC, der Kosten für über 9.000 Modelle führt.

Ein Beispiel mit angenommenen Werten: 21 Kilometer einfache Strecke, 0,85 Euro Fahrzeugkosten je Kilometer, zusammen 45 Minuten Fahrzeit, 58 Euro Stundensatz.

Fahrzeug:   42 km × 0,85 €     =  35,70 €
Fahrzeit:   0,75 h × 58,00 €   =  43,50 €
Anfahrt netto                  =  79,20 €
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer    =  15,05 €
Anfahrt brutto                 =  94,25 €

Umgerechnet sind das 1,89 Euro je gefahrenem Kilometer. Der Abstand zu den 30 Cent ist vor allem die Fahrzeit: Wer nur Kilometergeld berechnet, verschenkt in diesem Beispiel mehr als die Hälfte der Anfahrt.

Kilometersatz, Anfahrtspauschale oder Zonen: Was passt zu meinem Betrieb?

Eine Anfahrtspauschale ist ein Durchschnitt. Sie stimmt für den einzelnen Kunden nie genau, dafür kennt er sie vor dem Auftrag, und genau das verlangt das Gesetz bei Privatkunden. Zonen sind derselbe Gedanke mit zwei oder drei Stufen. Rechne beide aus den echten Fahrten des letzten Jahres und nicht aus dem Gefühl: Summe aller Anfahrtskosten, geteilt durch die Zahl der Einsätze.

Darf ich Hin- und Rückfahrt und die Fahrzeit berechnen?

Ja, beides, wenn es vereinbart ist. Die Verbraucherzentrale Bayern hält fest, dass Fahrtzeiten als Arbeitszeit berechnet werden dürfen. Beide Seiten bestimmen Leistung und Gegenleistung frei (Verbraucherportal Bayern, Stand 22. Juli 2025). Viele Betriebe setzen für die Fahrzeit einen niedrigeren Satz an als für die Arbeit. Das ist Kulanz und keine Pflicht.

Fährst du mehrere Kunden auf einer Tour an, berechnest du nicht jedem die volle Strecke ab Betrieb. Die Fachpresse rät, die Anfahrt auf die Kunden der Tour aufzuteilen (handwerk.com, Stand 28. Mai 2026). Mit einer Anfahrtspauschale stellt sich die Frage nicht, weil sie ohnehin ein Durchschnitt über alle Fahrten ist.

Fahrtkosten mit oder ohne Umsatzsteuer?

Mit. Die Anfahrt ist eine Nebenleistung, und Nebenleistungen teilen umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung. Das gilt ausdrücklich auch dann, wenn du sie gesondert berechnest (Abschnitt 3.10 Abs. 5 UStAE).

Den Fall der Bauleistung erklärt Rechnung für Bauleistungen nach § 13b UStG.

Eine Falle steckt in Bahnfahrkarte, Hotel und Taxi. Du hast dort meist nur 7 Prozent Umsatzsteuer bezahlt und berechnest trotzdem 19 Prozent weiter, und zwar auf den Nettobetrag. Ein Hotel für 107 Euro brutto kostet dich 100 Euro netto, die 7 Euro holst du dir als Vorsteuer zurück. Dem Kunden berechnest du 100 Euro zuzüglich 19 Prozent, also 119 Euro. Setzt du stattdessen die 107 Euro als Nettoposition an, zahlt dein Kunde Umsatzsteuer auf Umsatzsteuer.

Ein durchlaufender Posten ist das alles nicht. Das Gesetz meint damit nur Beträge, die du „im Namen und für Rechnung eines anderen“ vereinnahmst und verausgabst (§ 10 Abs. 1 UStG). Dein Kunde müsste also selbst der Schuldner gewesen sein, etwa bei einer Behördengebühr, die du für ihn auslegst. Dein Tank, dein Ticket und dein Hotelzimmer sind deine Kosten. Bucht der Auftraggeber das Hotel selbst und auf seinen Namen, taucht es auf deiner Rechnung gar nicht auf.

Wie sieht die Position auf der Rechnung aus?

Das Umsatzsteuerrecht verlangt Menge und Art der Leistung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). Alle Angaben im Überblick stehen in den Pflichtangaben nach § 14 UStG. Für die Anfahrt heißt das: Menge, Einheit, Einzelpreis und eine Bezeichnung, aus der die Strecke hervorgeht.

Für Privatkunden hat die eigene Zeile einen Geldwert. Handwerkerleistungen im Haushalt mindern die Einkommensteuer um 20 Prozent der Arbeitskosten, höchstens um 1.200 Euro im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Zu den Arbeitskosten zählen nach dem Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums ausdrücklich die „in Rechnung gestellten Maschinen- und Fahrtkosten“ (BMF vom 9. November 2016, Rdnr. 39). Material zählt nicht.

Der Anteil der Arbeitskosten muss sich aus der Rechnung ergeben, schätzen darf dein Kunde ihn nicht (Rdnr. 40). Außerdem verlangt das Finanzamt eine Rechnung und die Zahlung aufs Konto, bar bezahlt gibt es nichts (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG). Steckt die Anfahrt in einem Pauschalpreis mit Material, geht dieser Teil für deinen Kunden verloren. Im Beispiel oben sind das 18,85 Euro Steuerersparnis, nämlich 20 Prozent von 94,25 Euro brutto, solange sein Höchstbetrag nicht ausgeschöpft ist.

Wie kommt die Anfahrt in die E-Rechnung?

Als ganz normale Rechnungsposition. Die E-Rechnung kennt dafür keine Sonderform und braucht keine. Menge, Einheit und Einzelpreis stehen in denselben Feldern wie bei jeder anderen Zeile: BT-129 für die Menge, BT-130 für die Einheit, BT-146 für den Nettopreis je Einheit. Was die Kürzel bedeuten, steht in BT-Felder der XRechnung.

Der eine Unterschied zum PDF: Die Einheit ist kein Wort, sondern ein Code aus der UN/ECE-Empfehlung 20.

So sieht die Anfahrt aus der Rechnung oben in einer XRechnung aus, gekürzt um den Steuerblock:

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>2</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="KMT">42</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">35.70</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Anfahrt, 2 × 21 km</cbc:Name>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">0.85</cbc:PriceAmount>
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

Wir haben genau diese Rechnung am 20. September 2026 gegen den Prüfdienst laufen lassen. Mit KMT ist sie gültig, als XRechnung und als ZUGFeRD 2.5. Schreibt eine Software stattdessen „km“ in das Feld, weist der Prüfer die XRechnung mit BR-CL-23 ab. Bei ZUGFeRD meldet er einen unzulässigen Wert im Attribut unitCode.

Ob du überhaupt eine E-Rechnung brauchst, hängt vom Empfänger ab. An Privatkunden nie. An Unternehmen ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028. Die Stufen stehen in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028. Rechnungen bis 250 Euro brutto bleiben als Kleinbetragsrechnung ausgenommen, und viele Reparaturrechnungen mit Anfahrt fallen genau darunter.

Hinweis in eigener Sache: Im Rechnungslotsen wählst du die Einheit je Position aus einer Liste, Kilometer, Stunde und Pauschale sind dabei. Den Code setzt der Assistent, und vor dem Download läuft jede Datei durch den Prüfdienst. Drei Rechnungen im Monat sind kostenlos und ohne Konto möglich: Rechnung erstellen. Was sonst auf eine Handwerkerrechnung gehört, steht auf der Seite E-Rechnung im Handwerk und Bau.

Häufige Fragen

Berechnet ein Kleinunternehmer die Anfahrt anders? Nur ohne Umsatzsteuer. Die Anfahrt gehört zu deinem Umsatz und zählt damit in die Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr hinein. Die Einzelheiten stehen in Kleinunternehmer und E-Rechnung.

Darf ich die Anfahrt berechnen, wenn kein Auftrag zustande kommt? Nur wenn das vorher vereinbart war. Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB), und die Fahrt zur Besichtigung gehört dazu. Wie du eine Vergütung dafür vereinbarst, steht in Angebot und Kostenvoranschlag schreiben.

Kann mein Kunde verlangen, dass ich nur 30 Cent berechne? Nein. Die 30 Cent sind ein Pauschsatz des Steuerrechts. Er regelt, was ohne Einzelnachweis als Ausgabe anerkannt wird, und bindet niemanden beim Preis. Anders ist es nur, wenn ihr genau das vereinbart habt, etwa in einem Rahmenvertrag mit Reisekostenrichtlinie.

Gehören Maut und Parkgebühren dazu? Ja. Sie sind Nebenkosten der Anfahrt und tragen den Steuersatz der Hauptleistung. Weiterberechnet wird der Nettobetrag, also das, was nach Abzug deiner Vorsteuer übrig bleibt.

Muss die Anfahrt auf der Rechnung einzeln stehen? Das Umsatzsteuerrecht verlangt es nicht, ein Gesamtpreis ist zulässig. Bei Privatkunden lohnt die eigene Zeile wegen § 35a EStG, bei Firmenkunden, weil die Rechnungsprüfung dort Position für Position gegen die Bestellung läuft.

Gilt das auch für Freelancer ohne Werkstattwagen? Ja, die Regeln sind dieselben. Wer beim Kunden vor Ort berät oder programmiert, berechnet die Anreise als Nebenleistung mit dem Steuersatz des Honorars. Was sonst auf diese Rechnungen gehört, steht auf der Seite E-Rechnung für Freelancer.

Kurz zusammengefasst

• Es gibt keinen gesetzlichen Kilometersatz. 30 Cent und 38 Cent sind Steuerwerte, keine Preise.
• Rechne aus Fahrzeug und Zeit: Kilometer × Fahrzeugkosten je km + Fahrzeit × Stundensatz. Eine Anfahrtspauschale ist der Durchschnitt daraus.
• Bei Privatkunden vorher nennen, als Bruttobetrag (§ 312a Abs. 2, § 312e BGB, § 3 PAngV).
• Umsatzsteuer wie die Hauptleistung, meist 19 Prozent. Bahn und Hotel netto weiterberechnen.
• Eigene Position mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Privatkunden setzen Fahrtkosten nach § 35a EStG mit ab.
• In der E-Rechnung ist die Einheit ein Code: KMT für Kilometer, HUR für Stunden, C62 für die Pauschale.