Sicherheit und Ausstieg

Rechnungslotse läuft auf einem Server von IONOS SE in einem Rechenzentrum in Deutschland. Dort liegen auch die Datenbank und das Archiv mit den PDF- und XML-Dateien deiner Rechnungen.

Das PDF entsteht und die Prüfung nach EN 16931 läuft auf demselben Server, in Containern ohne Verbindung ins Internet. Deine Rechnungsdaten geben wir an keinen KI-Dienst weiter. Ins Protokoll schreiben wir weder Rechnungsinhalte noch Namen, nur Ereignisse, Zählwerte und interne Kennungen. Wer sonst noch Daten verarbeitet, etwa für Mailversand und Zahlung, steht in der Datenschutzerklärung.

Jede Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS). Wer die Seite über das unverschlüsselte HTTP aufruft, wird umgeleitet, und der Browser merkt sich für zwei Jahre, nur noch verschlüsselt zu verbinden (HSTS).

Angemeldet wird mit einem Link, den du per Mail bekommst. Setzt du zusätzlich ein Passwort (mindestens 12 Zeichen), speichern wir es nicht selbst, sondern nur eine Ableitung mit dem Verfahren scrypt und einem eigenen Zufallswert je Passwort.

Auf Wunsch schützt ein zweiter Faktor dein Konto: ein Code aus einer App auf deinem Telefon. Dazu bekommst du Wiederherstellungscodes, von denen wir ebenfalls nur Ableitungen speichern. Unter Einstellungen, Bereich „Sicherheit“, siehst du deine letzten Anmeldungen und meldest mit einem Klick alle Geräte ab.

Datenbank und Rechnungsarchiv werden jede Nacht gesichert, und jede Sicherung wird nach dem Erstellen auf Vollständigkeit geprüft. Sonntags wird sie zusätzlich zur Probe in eine Wegwerf-Datenbank zurückgespielt. Auf dem Server aufbewahrt werden die Sicherungen 30 Tage.

Eine Kopie verlässt jede Nacht den Server, verschlüsselt. Sie wird vorher mit dem Verfahren age gegen einen öffentlichen Schlüssel verschlüsselt, dessen Gegenstück weder auf dem Server noch bei den Ablagen liegt. Abgelegt wird sie an zwei getrennten Orten, bei OneDrive (Microsoft) und auf einem Webspace bei IONOS, und an beiden nach dem Hochladen nachgeprüft. Dort bleibt sie 90 Tage. So übersteht dein Archiv auch den Verlust dieses Servers.

Lade deine Rechnungen trotzdem regelmäßig herunter; so steht es auch in den AGB (§ 8 Abs. 3). Eine bestimmte Verfügbarkeit sagen wir nicht zu (§ 7).

Ausgestellte und empfangene Rechnungen muss dein Betrieb acht Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 und 4 AO). Diese Pflicht liegt bei dir, nicht bei uns. Das Archiv im Konto hilft dabei, die eigene Kopie ersetzt es nicht.

• In jedem Tarif mit Konto: jede Rechnung einzeln als PDF und XML, empfangene Belege als Originaldatei.
• „Meine Daten“:Der Kontoinhaber lädt unter Einstellungen, Bereich „Abo & Vertrag“, alles, was zum Konto gespeichert ist, als ZIP herunter: Betriebe, Kunden, Artikel, Rechnungen, Angebote, empfangene Belege, Zugänge, Anmeldungen und Prüfpfad, maschinenlesbar als JSON. Die PDF- und XML-Dateien selbst sind darin nicht enthalten.
• Ab Pro: Ausgangs- und Eingangsbuch als CSV. Im Tarif Büro: das GoBD-Paket, alle Belege eines Jahres als ZIP mit Ausgangsbuch, Verfahrensdokumentation und einer Prüfsumme zu jeder Datei.

Endet ein bezahlter Tarif, läuft dein Konto kostenlos weiter, im Tarif Free + Konto. Rechnungen, Archiv und Kundenstamm bleiben, und die Wege oben stehen dir weiter offen: jede Rechnung einzeln und „Meine Daten“. Es entfallen nur die Exporte des bezahlten Tarifs, also die Bücher als CSV und das GoBD-Paket. Von selbst löschen wir nichts.

Die Löschung stößt der Kontoinhaber selbst an, unter Einstellungen, Bereich „Abo & Vertrag“. Ein laufendes Abo muss vorher beendet sein. Dann gibt es 30 Tage Bedenkzeit: Du kannst jederzeit abbrechen und in Ruhe alles herunterladen. Erst danach löscht ein zweiter Klick endgültig, kein Zeitschalter tut das von selbst.

Gelöscht werden das Konto und alles, was daran hängt: Rechnungen, Angebote, empfangene Belege, Kunden, Artikel und die Dateien im Archiv. In den nächtlichen Sicherungen stecken sie noch bis zu 30 Tage auf dem Server und bis zu 90 Tage in der verschlüsselten Ablage außer Haus, dann sind auch diese Stände gelöscht. Einzeln zurückgeholt wird aus einer Sicherung nichts. Unsere eigenen Unterlagen über dein Abo, also unsere Rechnungen an dich und die Zahlungen, müssen wir selbst aufbewahren (§ 147 AO); sie liegen bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe.

Schreib an kontakt@rechnungslotse.de und beschreib, wie sich die Lücke nachstellen lässt. Bitte veröffentliche sie erst, wenn wir sie schließen konnten.