Vorsteuerabzug

• Der Leistungsempfänger ist Unternehmer und bezieht die Leistung für sein Unternehmen.
• Es liegt eine ordnungsmäßige Rechnung mit allen Pflichtangaben vor.
• Die Leistung wurde tatsächlich erbracht – eine Rechnung ohne Leistung berechtigt zu nichts.
• Die Leistung dient steuerpflichtigen Ausgangsumsätzen. Wer nur steuerfreie Umsätze macht, etwa als Arzt oder Versicherungsvermittler, hat keinen Abzug.

Zunächst den Abzug. Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig, und das Finanzamt streicht die Vorsteuer – oft erst Jahre später in der Betriebsprüfung, dann mit Zinsen.

Reparabel ist das durch Berichtigung. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass eine berichtigte Rechnung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen zurückwirkt, wenn die Ursprungsrechnung die Mindestangaben enthielt: Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Steuer.

Das Bundesministerium der Finanzen unterscheidet im Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Fehlerklassen bei E-Rechnungen. Nur inhaltliche Fehler an den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gefährden den Abzug; ein fehlendes Feld ohne Steuerbezug ist unbeachtlich.

Wenn eine Leistung sowohl steuerpflichtigen als auch steuerfreien Umsätzen dient, etwa die Miete eines Büros, aus dem beides betrieben wird. Aufgeteilt wird nach einem sachgerechten Maßstab, meist nach Fläche oder Umsatzanteil (§ 15 Abs. 4 UStG).

Bei gemischt genutzten Gegenständen über 500 Euro kann eine Berichtigung über mehrere Jahre nötig werden, wenn sich die Nutzung ändert (§ 15a UStG).

Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf einen Anhang genügt nicht, ein Link auf ein externes Ziel erst recht nicht – so ausdrücklich das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 in Randnummer 35.

Schickt jemand ab 2027 oder 2028 trotz Pflicht eine PDF-Rechnung, liegt eine sonstige Rechnung vor. Der Vorsteuerabzug daraus ist grundsätzlich nicht möglich, solange keine E-Rechnung nachgereicht wird.

Der Empfänger muss prüfen, nicht nur validieren: Das BMF stellt in Randnummer 35a klar, dass eine Validierung die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit nicht ersetzt. Einen falschen Steuersatz findet kein Prüfprogramm.

• Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug
• Pflichtangaben-Checker: prüft eine Rechnung Feld für Feld

Brauche ich das Original der Rechnung?

Nein, eine Kopie genügt für den Abzug, solange sie den Anforderungen entspricht. Für die Aufbewahrung gilt bei E-Rechnungen allerdings das Ursprungsformat: Der strukturierte Teil muss unverändert erhalten bleiben.

Was ist mit Rechnungen an die Privatadresse?

Solange der Leistungsempfänger eindeutig der Unternehmer ist und die Leistung dem Unternehmen dient, ist der Abzug möglich. Sauberer ist die Betriebsanschrift, weil sie die unternehmerische Verwendung belegt.

Wann darf ich die Vorsteuer ziehen?

Im Voranmeldungszeitraum, in dem beide Voraussetzungen erfüllt sind: Die Leistung ist erbracht und die Rechnung liegt vor. Fehlt die Rechnung am Monatsende, verschiebt sich der Abzug.

• Umsatzsteuersatz19 Prozent im Regelfall, 7 Prozent für eine abschließend aufgezählte Liste.
• EigenbelegDer selbst geschriebene Ersatz für einen fehlenden Beleg – erlaubt, aber nur als Ausnahme.
• RechnungsadresseDie Anschrift, an die abgerechnet wird – sie darf von der Lieferanschrift abweichen und muss vollständig sein.