Proforma-Rechnung

• Ausfuhr in ein Land ausserhalb der EU: Der Zoll will den Warenwert wissen, auch wenn nichts bezahlt wird.
• Kostenlose Muster, Ersatzteile im Garantiefall, Ausstellungsstücke – überall dort, wo Ware die Grenze überquert, ohne verkauft zu werden.
• Vorabinformation an den Kunden über die zu erwartenden Kosten, bevor der Auftrag steht. Dafür ist ein Angebot allerdings das bessere Papier.
• Vorauskasse: Manche Betriebe schicken eine Proforma-Rechnung als Zahlungsaufforderung vor Lieferung. Steuerlich sauber ist stattdessen eine Anzahlungsrechnung.

Gesetzlich nichts, praktisch alles, was eine Rechnung auch trägt: beide Anschriften, Datum, eine Nummer, Menge und Art der Ware, Einzelwert und Gesamtwert.

Wichtig ist die Kennzeichnung. Das Wort „Proforma-Rechnung“ gehört gut sichtbar in die Überschrift, und ein Satz wie „Nur zu Zollzwecken, keine Zahlungsaufforderung“ verhindert Missverständnisse in der Buchhaltung des Empfängers.

Die Nummer sollte aus einem eigenen Kreis kommen, nicht aus dem der echten Rechnungen. Sonst reisst jede Proforma eine Lücke in die fortlaufende Nummernfolge.

Nein. Sie ist keine ordnungsmässige Rechnung, also fehlt die Voraussetzung des § 15 Abs. 1 UStG. Wer sie trotzdem verbucht, bekommt das bei der nächsten Prüfung zurück.

Umgekehrt gilt: Wer auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer offen ausweist, schuldet sie unter Umständen nach § 14c Abs. 2 UStG – auch wenn nie eine Leistung folgte. Deshalb die Steuer weglassen oder ausdrücklich als „nur informatorisch“ kennzeichnen.

Die Proforma-Rechnung hat in EN 16931 einen eigenen Typcode: 325. Die echte Rechnung trägt 380, die Stornorechnung 384.

Weil sie keine Rechnung im Sinne des Gesetzes ist, fällt sie nicht unter die E-Rechnungspflicht. Sie darf weiterhin als PDF gehen.

Wer sie trotzdem strukturiert schickt, sollte den Typcode korrekt setzen. Eine Proforma mit Code 380 landet beim Empfänger in der Kreditorenbuchhaltung und wird bezahlt.

• Angebot schreiben statt Proforma – mit Umwandlung in die Rechnung
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Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich bindend?

Sie begründet keine Zahlungspflicht. Als Angebot kann sie bindend wirken, wenn sie so formuliert ist – deshalb gehört ein Hinweis darauf, wie lange die genannten Preise gelten.

Muss eine Proforma-Rechnung aufbewahrt werden?

Als Handelsbrief ja, sechs Jahre nach § 257 HGB. Die achtjährige Frist des § 14b UStG gilt nur für echte Rechnungen.

• AbschlagsrechnungTeilrechnung für erbrachte Leistungsteile – die Schlussrechnung rechnet sie später an.
• LieferscheinBegleitpapier zur Ware, keine Rechnung – aber der Beleg, auf den das Leistungsdatum verweisen darf.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)Eigene Nummer für den Handel innerhalb der EU, in Deutschland DE gefolgt von neun Ziffern.