Lieferschein

• Absender und Empfänger mit Anschrift, dazu die Lieferanschrift, falls sie abweicht.
• Lieferscheinnummer und Datum – das Datum ist der Punkt, an dem er steuerlich interessant wird.
• Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden, damit die Wareneingangsprüfung zuordnen kann.
• Menge und Bezeichnung je Artikel, ohne Preise. Preise gehören auf die Rechnung.
• Ein Feld für die Gegenzeichnung bei Übergabe, wenn der Empfang belegt werden soll.

Die Rechnung muss den Zeitpunkt der Lieferung nennen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Statt eines Datums darf sie auf den Lieferschein verweisen, wenn dessen Datum das Lieferdatum ist – üblich ist die Formulierung „Leistungsdatum entspricht Lieferscheindatum“ zusammen mit der Lieferscheinnummer.

Ohne diesen Zusatz reicht der blosse Verweis nicht: Ein Lieferscheindatum ist erst einmal nur das Datum des Papiers. Der Bundesfinanzhof hat das mehrfach beanstandet, und es ist einer der häufigsten Beanstandungspunkte in Betriebsprüfungen.

Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt für den Leistungszeitpunkt auch die Angabe des Kalendermonats. Das ist die einfachere Lösung für Sammelrechnungen.

Als Handelsbrief sechs Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO. Dient der Lieferschein als Rechnungsbestandteil, weil die Rechnung auf ihn verweist, gilt die Frist der Rechnung – seit 2025 acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG.

Wer auf Lieferscheine verweist, sollte sie deshalb im selben Archiv ablegen wie die Rechnungen. Ein Ordner im Lager nützt bei einer Prüfung wenig.

EN 16931 kennt den Lieferschein als eigenes Referenzfeld: BT-16 nimmt die Lieferscheinnummer auf, BT-72 das tatsächliche Lieferdatum.

Damit fällt der Umweg über den Bemerkungstext weg. Wer die Nummer in BT-16 setzt und das Datum in BT-72, erfüllt die Anforderung an den Leistungszeitpunkt maschinenlesbar.

Ein Lieferschein als PDF-Anhang in der E-Rechnung ist erlaubt, ersetzt die strukturierten Felder aber nicht: Das Bundesministerium der Finanzen verlangt im Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 35), dass alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen.

• Anhänge in der E-Rechnung: was erlaubt ist
• E-Rechnung im Handwerk: Aufmass, Lieferschein, Abschlag

Ist ein Lieferschein Pflicht?

Nein, weder handelsrechtlich noch steuerlich. Er ist üblich, weil er den Empfang belegt und Streit über Fehlmengen vermeidet.

Darf der Lieferschein Preise enthalten?

Er darf, aber es ist unüblich und im Versandhandel unerwünscht: Der Lieferschein liegt im Paket und kann von jedem gelesen werden, der es öffnet.

Kann ein Lieferschein eine Rechnung ersetzen?

Nur zusammen mit einem zweiten Dokument, das Entgelt und Steuer zusammenfasst und den Lieferschein benennt (§ 31 Abs. 1 UStDV). Allein reicht er nie.

• RechnungsprüfungDie Kontrolle einer Eingangsrechnung, bevor sie bezahlt und gebucht wird.
• Proforma-RechnungEin Beleg, der wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlung auslöst – für Zoll, Muster und Vorabinformation.
• RechnungsadresseDie Anschrift, an die abgerechnet wird – sie darf von der Lieferanschrift abweichen und muss vollständig sein.