Lexikon · Pflichtangaben
Rechnungsprüfung
Bei der Rechnungsprüfung wird eine Eingangsrechnung auf Vollständigkeit, sachliche Richtigkeit und rechnerische Richtigkeit geprüft. Erst danach wird gebucht und gezahlt.
Rechtsgrundlage
Keine eigene Norm. Sie folgt aus § 15 UStG: Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsmäßige Rechnung voraus, und dafür haftet der Empfänger, nicht der Aussteller.
Die drei Prüfschritte
- Formell: Sind alle zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vorhanden? Fehlt eine, gibt es keinen Vorsteuerabzug, bis die Rechnung berichtigt ist.
- Sachlich: Wurde die Leistung so erbracht? Abgleich mit Bestellung, Lieferschein und Aufmaß. Diesen Teil kann nur ein Mensch, der den Vorgang kennt.
- Rechnerisch: Stimmen Mengen, Preise, Summen und der Steuerbetrag? Bei einer E-Rechnung erledigt das die Prüfung gegen die Norm.
Was ein Prüfprogramm findet und was nicht
Ein Validator findet Formatfehler und Verstöße gegen Geschäftsregeln: fehlende Pflichtfelder, ein Steuerbetrag, der nicht zum Satz passt, eine ungültige Länderkennung.
Er findet nicht, dass der falsche Steuersatz angesetzt wurde, dass die Leistung nie erbracht wurde oder dass der Preis von der Bestellung abweicht. Das Bundesministerium der Finanzen stellt im Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Randnummer 35a) ausdrücklich klar: Die Validierung ersetzt die Prüfung nicht, sie unterstützt sie.
Wer die Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns beachtet, darf sich auf das technische Ergebnis einer geeigneten Prüfanwendung verlassen. Der Validierungsbericht sollte deshalb aufbewahrt werden.
Was tun, wenn die Rechnung fehlerhaft ist?
Zurückschicken und um Berichtigung bitten, bevor gezahlt wird. Eine Berichtigung wirkt auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück, wenn diese die Mindestangaben enthielt: Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Steuer.
Nicht selbst korrigieren. Eine vom Empfänger geänderte Rechnung ist keine Rechnung des Ausstellers mehr, und die Änderung fällt bei der nächsten Prüfung auf.
Rechnungsprüfung in der E-Rechnung
Die Prüfung wird dreistufig: Formatprüfung gegen die Syntax, Geschäftsregelprüfung gegen EN 16931 und die deutschen Regeln, dann die inhaltliche Prüfung durch einen Menschen.
Das BMF unterscheidet entsprechend drei Fehlerklassen (Schreiben vom 15. Oktober 2025, Randnummern 6a, 6b und 35a). Ein Formatfehler heißt: Es liegt gar keine E-Rechnung vor. Ein Geschäftsregelfehler ist umsatzsteuerlich nur dann kritisch, wenn er ein Pflichtfeld betrifft.
Wer eingehende Dateien prüft, sollte den Bericht mit der Rechnung archivieren. Er ist der Nachweis, dass die Datei bei Empfang in Ordnung war.
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Häufige Fragen
- Muss ich jede Eingangsrechnung prüfen?
- Für den Vorsteuerabzug ja, denn die Voraussetzungen dafür muss der Empfänger nachweisen. Eine Stichprobe genügt nicht, wenn das Finanzamt eine konkrete Rechnung beanstandet.
- Wie lange darf ich mir Zeit lassen?
- Das Gesetz nennt keine Frist, das Zahlungsziel aber schon. Wer eine fehlerhafte Rechnung erst nach dreißig Tagen beanstandet, ist trotzdem in Verzug – die Prüfung sollte also vor der Fälligkeit stehen.
- Was ist mit Rechnungen, die im Spam landen?
- Sie gelten trotzdem als zugegangen, wenn der Empfang per E-Mail vereinbart war. Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ein ungelesenes Postfach ist keine Entschuldigung.
Verwandte Begriffe
Rechnung schreiben, die durch die Prüfung geht
Der Rechnungslotse führt dich Feld für Feld und prüft jede Datei gegen EN 16931, bevor du sie bekommst. Drei Rechnungen im Monat sind dauerhaft kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Kreditkarte.
Stand: September 2026. Der Eintrag ersetzt keine Steuerberatung; er nennt die Rechtsgrundlage, damit du sie selbst nachlesen kannst.