Honorarrechnung

• Rechtlich nichts. Der Begriff ist Branchenüblichkeit, kein Rechtsbegriff.
• Praktisch drei Dinge: Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer, dürfen die Ist-Versteuerung ohne Umsatzgrenze wählen (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG) und rechnen häufiger nach Zeit als nach Stück ab.
• Bei Ärzten, Heilpraktikern und Physiotherapeuten kommt die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG dazu – dann steht auf der Rechnung keine Umsatzsteuer, sondern der Befreiungsgrund.

Menge und Art der Leistung müssen erkennbar bleiben (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). „Beratung pauschal“ genügt nicht; „12 Stunden Konzeption Website, Zeitraum 1. bis 15. September“ genügt.

Ein Stundennachweis darf als Anhang beiliegen. In der E-Rechnung ist das ausdrücklich erlaubt – nur dürfen die Pflichtangaben selbst nicht dorthin ausgelagert werden.

Dort rechnet häufig der Auftraggeber ab, nicht der Leistende. Das ist dann keine Honorarrechnung, sondern eine Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG – mit dem Wort „Gutschrift“ auf dem Beleg und einer Vereinbarung vorab.

Dazu kommt die Künstlersozialabgabe: Wer regelmäßig Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten vergibt, zahlt sie auf das Honorar. Sie steht nicht auf der Rechnung, sondern trifft den Auftraggeber.

Eine Honorarrechnung an ein Unternehmen fällt unter dieselbe Treppe wie jede andere: Empfangen seit 2025, Versenden ab 2027 oder 2028.

Zeithonorare brauchen in der XRechnung die richtige Einheit: HUR für Stunden, DAY für Tage, dazu die Menge in Tausendsteln – 12,5 Stunden sind 12500. Wer 12,5 direkt einträgt, bekommt eine Datei, die rechnerisch nicht aufgeht.

Bei Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG trägt die Position die Kategorie E, den Satz 0 und einen Befreiungsgrund in BT-120. Ohne den Grund fällt die Datei durch.

• E-Rechnung für Freiberufler
• E-Rechnung in Heilberufen, mit § 4 Nr. 14 UStG

Muss ich als Freiberufler Umsatzsteuer ausweisen?

Ja, sofern du nicht Kleinunternehmer bist oder eine Steuerbefreiung greift. Die Freiberuflichkeit befreit von der Gewerbesteuer, nicht von der Umsatzsteuer.

Darf ich Auslagen mitberechnen?

Ja. Durchlaufende Posten im Sinne des § 10 Abs. 1 Satz 5 UStG bleiben steuerfrei, wenn sie im fremden Namen und für fremde Rechnung verauslagt wurden. Alles andere ist Teil des Entgelts und wird mitversteuert.

• Ist-VersteuerungDie Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn der Kunde gezahlt hat – nicht schon mit der Rechnung.
• GutschriftZwei völlig verschiedene Dinge tragen denselben Namen: die Abrechnung durch den Kunden und die Rechnungskorrektur.
• LeistungsdatumWann geliefert oder geleistet wurde – eine Pflichtangabe, die oft fehlt.