Dauerrechnung

Sie nennt einen Zeitraum statt eines Datums und wird nicht monatlich neu geschrieben. Der Mietvertrag selbst kann die Dauerrechnung sein, wenn er alle Pflichtangaben enthält und die Umsatzsteuer ausweist.

Für den Vorsteuerabzug braucht der Empfänger neben der Dauerrechnung den Zahlungsnachweis des jeweiligen Monats. Beide zusammen sind der Beleg.

Eine Dauerrechnung über Miete. Gebraucht wird sie, wenn der Vermieter Umsatzsteuer auf die Miete berechnet. Das darf er nur, soweit der Mieter Unternehmer ist und die Räume ausschließlich für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 UStG). Dann zieht der Mieter die Vorsteuer aus der Dauermietrechnung, Monat für Monat.

Wohnungsmiete ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei. Für steuerfreie Vermietung verlangt § 14 Abs. 2 UStG keine Rechnung, und eine Dauermietrechnung braucht es dort nicht.

Eine Dauerrechnung trägt dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung. Anders sind nur zwei Dinge: Beträge und Steuer stehen je Monat, und statt eines Datums steht der Zeitraum. So sieht sie für eine Gewerbemiete mit Umsatzsteuer aus:

• Dauerrechnung Nr. 2026-D-01 vom 2. Januar 2026
• Vermieter: Nordwind Immobilien GmbH, Batteriestraße 12, 24939 Flensburg, Steuernummer 12/345/67890
• Mieter: Tischlerei Ahrens e. K., Werftstraße 8, 24143 Kiel
• Leistung: Vermietung der Werkstatt Werftstraße 8, Erdgeschoss, 180 m², laut Mietvertrag vom 1. Dezember 2025
• Leistungszeitraum: jeweils der Kalendermonat, ab Januar 2026, bis eine neue Rechnung diese ersetzt
• Je Monat: Miete netto 1.500,00 €, Umsatzsteuer 19 % 285,00 €, zu zahlen 1.785,00 €
• Zahlbar jeweils bis zum dritten Werktag des Monats

• Bei jeder Änderung des Betrags, etwa nach einer Mieterhöhung.
• Bei einer Änderung des Steuersatzes – das war zuletzt 2020 und 2021 der Fall und hat viele Dauerrechnungen unbrauchbar gemacht.
• Zum Jahreswechsel, wenn die Rechnung ein Jahr benennt. Eine Dauerrechnung „für 2026“ trägt 2027 nicht mehr.
• Nicht nötig ist eine Erneuerung, solange sich nichts ändert. Eine Dauerrechnung ohne Enddatum bleibt gültig.

Der Leistungszeitraum. Steht dort nur „monatlich“, fehlt die Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG, und der Vorsteuerabzug des Kunden ist angreifbar.

Richtig ist eine Angabe wie „Leistungszeitraum: jeweils der Kalendermonat, beginnend mit Januar 2026“. § 31 Abs. 4 UStDV lässt den Kalendermonat ausdrücklich als Angabe zu.

Das Bundesministerium der Finanzen hat für Dauerrechnungen eine Erleichterung geschaffen: Es genügt, die erste Rechnung als E-Rechnung auszustellen. Ändert sich nichts, muss keine weitere folgen.

Der Leistungszeitraum gehört in die Felder BT-73 und BT-74, nicht in eine Bemerkungszeile. Damit steht er maschinenlesbar dort, wo die Buchhaltung des Empfängers ihn sucht.

Ändert sich der Betrag, braucht es eine neue E-Rechnung mit dem neuen Leistungsdatum. Ein formloser Hinweis auf die Erhöhung genügt nicht.

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Reicht der Mietvertrag als Rechnung?

Ja, wenn er alle Pflichtangaben enthält, insbesondere die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer und den Leistungszeitraum. Viele Verträge tun das nicht – dann braucht es eine zusätzliche Dauerrechnung.

Muss ich für jeden Monat eine Rechnung schreiben?

Nein, das ist gerade der Zweck. Wer es trotzdem tut, schreibt keine Dauerrechnung, sondern eine wiederkehrende Rechnung – auch das ist zulässig und für den Zahlungsabgleich oft übersichtlicher.

• LeistungsdatumWann geliefert oder geleistet wurde – eine Pflichtangabe, die oft fehlt.
• ZahlungszielDie Frist, bis zu der gezahlt werden soll – ohne Angabe ist die Rechnung sofort fällig.
• SammelrechnungFasst mehrere Lieferungen eines Zeitraums in einer Rechnung zusammen.