Lexikon · Belegarten
Dauerrechnung
Eine Dauerrechnung rechnet eine wiederkehrende, immer gleiche Leistung für einen längeren Zeitraum ab, typischerweise Miete, Leasing oder Wartung. Sie wird einmal ausgestellt und gilt bis zur nächsten Änderung.
Rechtsgrundlage
Keine eigene Norm; sie ist eine Rechnung nach § 14 UStG mit allen Pflichtangaben. Der Leistungszeitraum tritt an die Stelle des Leistungszeitpunkts (§ 31 Abs. 4 UStDV).
Was unterscheidet sie von einer normalen Rechnung?
Sie nennt einen Zeitraum statt eines Datums und wird nicht monatlich neu geschrieben. Der Mietvertrag selbst kann die Dauerrechnung sein, wenn er alle Pflichtangaben enthält und die Umsatzsteuer ausweist.
Für den Vorsteuerabzug braucht der Empfänger neben der Dauerrechnung den Zahlungsnachweis des jeweiligen Monats. Beide zusammen sind der Beleg.
Wann muss sie erneuert werden?
- Bei jeder Änderung des Betrags, etwa nach einer Mieterhöhung.
- Bei einer Änderung des Steuersatzes – das war zuletzt 2020 und 2021 der Fall und hat viele Dauerrechnungen unbrauchbar gemacht.
- Zum Jahreswechsel, wenn die Rechnung ein Jahr benennt. Eine Dauerrechnung „für 2026“ trägt 2027 nicht mehr.
- Nicht nötig ist eine Erneuerung, solange sich nichts ändert. Eine Dauerrechnung ohne Enddatum bleibt gültig.
Welche Angabe wird am häufigsten vergessen?
Der Leistungszeitraum. Steht dort nur „monatlich“, fehlt die Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG, und der Vorsteuerabzug des Kunden ist angreifbar.
Richtig ist eine Angabe wie „Leistungszeitraum: jeweils der Kalendermonat, beginnend mit Januar 2026“. § 31 Abs. 4 UStDV lässt den Kalendermonat ausdrücklich als Angabe zu.
Dauerrechnung in der E-Rechnung
Das Bundesministerium der Finanzen hat für Dauerrechnungen eine Erleichterung geschaffen: Es genügt, die erste Rechnung als E-Rechnung auszustellen. Ändert sich nichts, muss keine weitere folgen.
Der Leistungszeitraum gehört in die Felder BT-73 und BT-74, nicht in eine Bemerkungszeile. Damit steht er maschinenlesbar dort, wo die Buchhaltung des Empfängers ihn sucht.
Ändert sich der Betrag, braucht es eine neue E-Rechnung mit dem neuen Leistungsdatum. Ein formloser Hinweis auf die Erhöhung genügt nicht.
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Häufige Fragen
- Reicht der Mietvertrag als Rechnung?
- Ja, wenn er alle Pflichtangaben enthält, insbesondere die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer und den Leistungszeitraum. Viele Verträge tun das nicht – dann braucht es eine zusätzliche Dauerrechnung.
- Muss ich für jeden Monat eine Rechnung schreiben?
- Nein, das ist gerade der Zweck. Wer es trotzdem tut, schreibt keine Dauerrechnung, sondern eine wiederkehrende Rechnung – auch das ist zulässig und für den Zahlungsabgleich oft übersichtlicher.
Verwandte Begriffe
Rechnung schreiben, die durch die Prüfung geht
Der Rechnungslotse führt dich Feld für Feld und prüft jede Datei gegen EN 16931, bevor du sie bekommst. Drei Rechnungen im Monat sind dauerhaft kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Kreditkarte.
Stand: September 2026. Der Eintrag ersetzt keine Steuerberatung; er nennt die Rechtsgrundlage, damit du sie selbst nachlesen kannst.