Lexikon · Belegarten
Sammelrechnung
Eine Sammelrechnung rechnet mehrere Lieferungen oder Leistungen an denselben Kunden in einem Beleg ab, meist am Monatsende. Jede einzelne Leistung muss darin nachvollziehbar bleiben.
Rechtsgrundlage
Keine eigene Norm. Es gelten die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, wobei der Leistungszeitpunkt je Position oder als Kalendermonat anzugeben ist (§ 31 Abs. 4 UStDV).
Wann lohnt sich eine Sammelrechnung?
- Bei Stammkunden mit vielen kleinen Lieferungen – eine Rechnung statt dreißig spart beiden Seiten Arbeit.
- Im Handwerk bei Materialabholungen über den Monat.
- Bei Abonnements und Wartungen, die zum selben Termin fällig werden.
- Nicht sinnvoll bei Kunden mit Zahlungsproblemen: Eine gesammelte Forderung ist schwerer einzutreiben als dreißig kleine.
Was muss darin stehen?
Jede Position einzeln mit Menge, Art und ihrem Leistungsdatum oder wenigstens dem Kalendermonat. Eine Zeile „Lieferungen September“ mit einer Summe genügt nicht.
Verweise auf die Lieferscheine sind üblich und hilfreich: Nummer und Datum je Position machen die Rechnung prüfbar, ohne dass die Beschreibung lang wird.
Wann muss abgerechnet werden?
Spätestens sechs Monate nach Ausführung der Leistung, wenn eine Rechnungspflicht besteht (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine Sammelrechnung darf also nicht beliebig lange aufgeschoben werden.
Steuerlich entsteht die Umsatzsteuer bei Soll-Versteuerung schon mit jeder einzelnen Leistung, nicht erst mit der Sammelrechnung. Wer im September liefert und im Oktober abrechnet, meldet den Umsatz im September.
Sammelrechnung in der E-Rechnung
Eine Sammelrechnung ist eine gewöhnliche E-Rechnung mit vielen Positionen. Die Position trägt ihr eigenes Leistungsdatum in BT-134 und BT-135, wenn es vom Rechnungszeitraum abweicht.
Der Verweis auf Lieferscheine gehört je Position in BT-155 und BT-156 oder als Dokumentbezug in BT-16 – nicht in die Bezeichnung.
Bei vielen Positionen wächst die Datei. Für den Prüfdienst ist das unkritisch, für die Buchhaltung des Empfängers ist eine saubere Positionsstruktur der Unterschied zwischen automatischer Verbuchung und Handarbeit.
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Häufige Fragen
- Darf ich Leistungen aus zwei Jahren zusammenfassen?
- Technisch ja, steuerlich unklug. Die Umsätze gehören in verschiedene Veranlagungszeiträume, und bei einer Steuersatzänderung wird die Rechnung falsch. Ein Schnitt zum Jahresende ist die Regel.
- Was ist der Unterschied zur Dauerrechnung?
- Die Sammelrechnung fasst tatsächlich erbrachte, unterschiedliche Leistungen nachträglich zusammen. Die Dauerrechnung rechnet eine immer gleiche Leistung im Voraus ab.
Verwandte Begriffe
Rechnung schreiben, die durch die Prüfung geht
Der Rechnungslotse führt dich Feld für Feld und prüft jede Datei gegen EN 16931, bevor du sie bekommst. Drei Rechnungen im Monat sind dauerhaft kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Kreditkarte.
Stand: September 2026. Der Eintrag ersetzt keine Steuerberatung; er nennt die Rechtsgrundlage, damit du sie selbst nachlesen kannst.