Bewirtungsbeleg

• Ort und Tag der Bewirtung – bei einer Gaststätte ergibt sich beides aus der Rechnung.
• Die Namen aller Teilnehmer, auch die eigenen. „Geschäftsfreunde“ genügt nicht.
• Der konkrete Anlass. „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ reicht der Finanzverwaltung nicht; es braucht den Bezug, etwa „Projektbesprechung Umstellung E-Rechnung“.
• Die Höhe der Aufwendungen und die Unterschrift des Bewirtenden.
• Bei Bewirtung in einer Gaststätte: die maschinell erstellte Rechnung des Betriebs, nicht nur der Kassenbon-Auszug.

Der Gesetzgeber unterstellt, dass ein Teil der Kosten privat veranlasst ist – man hätte ohnehin gegessen. Deshalb sind 30 Prozent nicht abziehbar, auch wenn der Anlass rein geschäftlich war.

Die Vorsteuer bleibt davon unberührt: Sie ist zu 100 Prozent abziehbar, solange die Rechnung ordnungsmäßig ist. Das ist einer der wenigen Fälle, in denen Einkommensteuer und Umsatzsteuer bewusst auseinanderlaufen.

Bewirtung eigener Mitarbeiter, etwa beim Betriebsfest, fällt nicht unter die 70-Prozent-Regel. Dort gelten die Freibeträge für Betriebsveranstaltungen.

Nutzt die Gaststätte ein elektronisches Aufzeichnungssystem, muss die Rechnung maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Ein handschriftlicher Beleg wird dann nicht mehr anerkannt.

Auf der Rechnung müssen die Angaben aus § 6 der Kassensicherungsverordnung stehen, unter anderem die Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung. Fehlen sie, ist der Betriebsausgabenabzug gefährdet, der Vorsteuerabzug dagegen nicht automatisch.

Eine Bewirtungsrechnung ist eine Rechnung wie jede andere. Liegt sie über 250 Euro brutto und geht von einem Unternehmen an ein Unternehmen, fällt sie ab 2027 beziehungsweise 2028 unter die E-Rechnungspflicht.

Die Pflichtangaben zum Anlass und zu den Teilnehmern gehören nicht in die Rechnung des Gastwirts, sondern auf einen eigenen Vermerk. In der strukturierten Datei gäbe es dafür kein passendes Feld, und in eine Bemerkungszeile gehören keine Personennamen.

Praktisch heißt das: Die E-Rechnung des Restaurants archivieren, den Eigenvermerk mit Anlass und Teilnehmern daneben. Beide zusammen sind der Nachweis.

• E-Rechnung in Gastronomie und Hotellerie
• Kleinbetragsrechnung: bis 250 Euro genügen vier Angaben

Zählt das Trinkgeld mit?

Ja, als Teil der Bewirtungskosten – aber nur, wenn es nachgewiesen ist. Der Empfänger sollte es auf der Rechnung quittieren; ein nachträglich handschriftlich addierter Betrag wird oft gestrichen.

Was ist mit Bewirtung im eigenen Büro?

Auch dort gelten die 70 Prozent, aber es gibt keine Gaststättenrechnung. Dann tritt der Eigenbeleg an ihre Stelle, zusammen mit den Belegen für Einkauf und Catering.

Wie hoch dürfen die Kosten sein?

Das Gesetz sagt nur „angemessen“. Eine feste Grenze gibt es nicht; Maßstab sind Anlass, Branche und Größe des Betriebs. Bei auffällig hohen Beträgen wird der Anlass genauer geprüft.

• EigenbelegDer selbst geschriebene Ersatz für einen fehlenden Beleg – erlaubt, aber nur als Ausnahme.
• VorsteuerabzugDie gezahlte Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen vom eigenen Steuerbetrag abziehen.
• Aufbewahrungsfrist für RechnungenAcht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse.